'Aisyiyah

Knowledge Management merupakan kegiatan pendokumentasian proses praktik baik dari pelaksanaan suatu program. Di dalam ProgramMembangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas dalam Masa Pandemi Covid-19, Knowledge Management dikoordinatori oleh seorang Knowledge Management Officer di manajemen tingkat nasional, dan dibantu oleh admin dan editor Website (Sistim Informasi Aisyiyah/ SIA) LLHPB. Sedangkan di tingkat wilayah,Knowledge Management Officer didukung oleh staff pengelola media dan publikasi dari 16 (enam belas) tim manajemen Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah (PWA) penerima program: PWA Bali, Banten, Bengkulu, DIY, DKI Jakarta, Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Lampung, Nusa Tenggara Barat, Riau, Sulawesi Tengah, Sumatera Selatan, dan Sumatera Utara.

Knowledge Management ProgramMembangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas dalam Masa Pandemi Covid-19 dipersiapkan melalui beberapa tahapan. Tahap pertama, dilakukan konsolidasi bersama seluruh tim manajemen wilayah penerima program. Konsolidasi ini dilakukan secara berkala sekaligus memonitor perkembangan pelaksanaan program. Materi yang disampaikan pada waktu konsolidasi awal ini yaitu berkaitan dengan strategi untuk menyimpan data kegiatan, baik laporan kegiatan, foto, rilis berita, hingga video kegiatan yang bisa diakses oleh seluruh tim manajemen program, serta strategi untuk mempublikasikan kegiatan. Tahap kedua, dilakukan kesepakatan bersama bahwa untuk menyimpan data digunakanlah Google Drive, sedangkan untuk berkoordinasi dan berbagi publikasi kegiatan dibentuklah WhatsApp Group (WAG) “Pusdatin Media Lenting”. Tahap ketiga, pelaksanaan dan monitoring kegiatan Knowledge Management.

Selama program dilaksanakan sejak Juli s/d Oktober 2020, Knowledge Management Officer mengelola 1 folder Pusdatin di Google Drive, 20 WhatsApp Group (WAG), 1 Website yaitu Sistim Informasi Aisyiyah (SIA) http://llhpb.aisyiyah.or.id/, 3 (tiga) akun sosial media yaitu Fanpage Facebook bit.ly/fanpageLLHPBPPA, Instagram @llhpbppaisyiyah, dan Youtube LLHPB Aisyiyah Indonesia. Selama program dilaksanakan, Knowledge Management Officer didukung oleh staff media dan publikasi dari tim manajemen 16 PWA, per 11 November 2020 telah menghasilkan 299 (dua ratus sembilan puluh sembilan) publikasi, baik dalam bentuk tulisan maupun video dari kegiatan wilayah dan nasional. Sebanyak 277 publikasi di media internal Aisyiyah dan Muhammadiyah, dan 22 publikasi di media eksternal.

Sejumlah 299 (dua ratus sembilan puluh sembilan) konten yang dipublikasikan tersebut, terdiri dari 22 konten yang dipublikasikan di media eksternal Muhammadiyah/ Aisyiyah, 49 di media internal Muhammadiyah, 14 di Sistim Informasi Aisyiyah (SIA) Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah setempat, 98 di website LLHPB, 48 di Suara Aisyiyah, 28 di website resmi Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah http://www.aisyiyah.or.id/, dan 39 video yang diunggah di beragam channel youtube.

Di manajemen Nasional, Program Lenting ini dilaksanakan secara daring, di mana koordinasi dan pelatihan antara tim manajemen nasional ke tim manajemen wilayah dilakukan secara daring menggunakan aplikasi teleconference ZOOM Cloud Meeting. Sehingga Knowledge Management Officer juga mendokumentasikan screenshoot foto, materi, catatan pertemuan, maupun rekaman audio dan video ZOOM berbagai pertemuan dan pelatihan di dalam Google Drive. Per 11 November 2020 terdapat 38 (tiga puluh delapan) kali pertemuan koordinasi secara daring, yang terdiri dari 6 kali koordinasi dengan tim The Asia Foundation, 23 kali koordinasi dengan antar tim manajemen nasional, dan 16 kali koordinasi antar tim manajemen nasional ke tim manajemen area. Adapun kegiatan Webinar telah dilaksanakan 3 kali, yaitu Silaturahmi dan Dialog bersama Ketua Umum Pimpinan Pusat Aisyiyah dan Country Representative The Asia Foundation, Webinar “Membangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas Menghadapi Covid-19” dalam rangka peringatan Bulan Pengurangan Risiko Bencana (PRB) 2020 BNPB, dan Webinar Pembelajaran Program sebagai penutupan program. Sedangkan kegiatan Pelatihan telah dilaksanakan sebanyak 3 kali, yaitu pelatihan manajemen program, pelatihan jurnalisme foto menggunakan smartphone, dan pelatihan videografi menggunakan smartphone.

Banyak dampak positif yang dihasilkan dari aktivitas Knowledge Management di dalam program ini. Dampak yang hebat dari aktivitas Knowledge Management yaitu banyaknya jumlah publikasi yang dihasilkan, aktifnya media sosial dan website LLHPB, serta keterlibatan kader muda Muhammadiyah Putri dalam membantu mengelola media dan publikasi kegiatan di tiap Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah. Sedangkan dampak yang menyenangkan yaitu meningkatnya kesadaran dan ketrampilan Ibu-Ibu ‘Aisyiyah dari 16 wilayah penerima program dalam mendokumentasikan dan mempublikasikan kegiatannya secara digital dengan baik. Kini mereka makin terampil dalam mengambil foto, makin aktif menuliskan kegiatannya, mengetahui cara membuat video sederhana menggunakan HP dan tahu cara mengunggahnya ke akun Youtube channel, dan mengetahui ke mana tulisan mereka bisa diterbitkan dan di-syiarkan secara meluas melalui jejaring media sosial.

Penulis:

Dzikrina Farah Adiba

Knowledge Management Officer LLHPB PP ‘Aisyiyah

Program “Membangun Kelentingan Keluarga dan Komunitas di Masa Pandemi Covid-19”

Program Kerjasama Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah dengan The Asia Foundation